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四川大学是教育部直属、中央直管副部级的全国重点大学;位列国家211工程、985工程、世界一流大学建设高校(A类)。四川大学在长期的办学历程中,形成了深厚的人文底蕴、扎实的办学基础和以校训“海纳百川,有容乃大”、校风“严谨、勤奋、求是、创新"为核心的川大精神。当前,四川大学已经确立了“全面推进学校党的建设新的伟大工程和建设世界一流大学新的伟大事业”的宏伟目标。
面临挑战
双创大赛报名人数多,项目资料多,收集管理工作难度大
希望扩充导师队伍,为大赛储备更多专家人才
传统的纸质档案不能及时更新专家信息,查找和匹配项目导师效率低
希望简化评审流程,更加及时、科学地统计评分结果
赛程期间活动多、形式多,如何提升应对能力,快速落地执行方案
用麦客收集全校各院系参赛项目材料,简化申报步骤,提升整理效率
中国“互联网+”大学生创新创业大赛是由教育部与政府、全国数千所高校共同主办的重要赛事活动,至2021年已成功举办七届,每届报名人数超过600万。
在四川大学,这项重要赛事的校内选拔工作一直由教务处承担。在以往,教务处老师不仅要手动汇总各院系呈报的报名信息,还要单独整理与报名团队对应的参赛项目PPT、视频等电子文档,费时费力,还容易出错。现在,借助麦客信息管理系统,这项重要工作得以更加高效地开展起来:
川大教务处使用麦客根据大赛要求量身设计报名回执表,公布给各个院系自主填报参赛信息。参赛团队不仅可以完整填写院系、年级、导师、团队成员、参赛组别等详细资料,还能同步上传项目介绍PPT、讲解视频等各种类型的电子文件,一次性完成所有报名资料的提交流程,体验非常顺畅。
在麦客系统后台,所有报名资料都会自动汇总成规整、清晰的数据列表,并支持多人协作管理。教务处老师使用自己的账号登录后台,可以按照院系、参赛组别等信息筛选查看,快速完成各类报名数据统计工作;同时,包含电子文件在内的所有报名信息都支持一键导出,麦客系统还会为每个项目创建文件夹,独立保存各个项目的完整材料,免除了大量人工分类整理工作,有效提升了报名信息管理工作效率。
搭建评审专家平台,储备双创导师人才,建立专业、规范的大赛评审流程
参与双创大赛的项目专业性极强,川大在开展选拔工作时,会为每个项目匹配专家老师进行全程指导,在项目答辩时也会邀请导师担当评审。由此可见,完善专业的导师人才储备库和评审流程非常重要。川大教务处使用麦客会员管理模块,搭建“四川大学创新创业评审专家平台”,使这项工作变得更加规范,也更具可持续性:
受邀专家通过填写“双创导师注册表”,即可在线注册加入川大双创专家平台。注册表会收集专家完整的个人、学术信息,形成电子档案,并自动加入通过麦客系统创建的川大双创导师人才库,为川大持续扩充专家人才储备。同时,借助群组、标签、笔记、筛选器等功能,教务处还可以更加精细化地管理人才库,更新导师资料,并根据学位、行业、辅导方向,快速检索目标导师,更加高效地完成项目匹配工作。
在项目答辩时,教务处依据评审规则,设计不同的在线评分表加入到评审专家平台中。此前注册加入人才库的导师,登录“四川大学创新创业评审专家平台”后,即可查看各自负责的评分项目,并通过点按的方式便捷完成所有评分工作。麦客系统会自动计算每个打分项的最高分、最小低分和平均分,各项目优劣对比一目了然,不仅实现了无纸化的创新评审方式,也让评审流程更加科学、规范。
用麦客设计各类在线报名通道,灵活应对大赛期间多样化的活动管理需求
双创大赛从启动到总决赛,一般会经历4-5个月,期间会举办各类指导讲座、研讨会以及答辩活动。通过使用麦客表单,教务处可以根据不同的活动要求快速设计出相应的报名页面,从而提升报名管理工作效率:
比如在举办“复活赛”时,教务处利用麦客表单的限时限量控制功能,设计报名表,为每个答辩时间段设置名额上限,避免答辩安排冲突,并为报名表设置统一的报名截止时间。这样一来,教务处只需提前通过微信公众号公布报名表二维码,就可以自动接收完整、准确的报名信息,报名时间截止后,通道自动关闭,无需人工关注,方便高效。
此外,在准备国赛期间,教务处为参加集训营的参赛选手全天候开放专用教室。为了督促同学遵守教室使用规则,保障学生安全,教务处使用麦客表单发布集训营安全文明公约。使用教室的同学在表单页详细阅读教室使用条例细则,并在线签字,承诺遵守公约规定。通过这种方式,教室管理工作的规范性也得到了进一步提升。
四川大学教务处选用的麦客产品
- 限制选项配额
- 设置每个答辩时段名额
- 定时启用/停用表单
- 控制报名通道开放时间
- 联系人管理
- 精细化管理导师人才库
- 会员管理平台
- 建立专家评审专属的工作平台
- 附件组件
- 收集PPT、视频等项目材料
- 超大系统空间
- 大容量磁盘空间,智能管理图片文档
- 成员协作
- 多位老师共同管理赛事信息
- 内容分发网络
- 专业应对大流量集中访问活动
- 嵌入微信平台
- 打通官方微信,开展微信运营推广
- 电子签名
- 在线采集手写签名
- 表单反馈列表
- 查看和管理报名信息